Inapoi la pagina precedenta

ADMINISTRAREA COSTURILOR PENTRU O AFACERE

 

ADMINISTRAREA COSTURILOR PENTRU O AFACERE

O buna administrare a costurilor pentru o afacere, indiferent că este nou creată sau are deja o anumită vechime poate conduce la realizarea unei foarte bune profitabilităti. Majoritatea afacerilor vor găsi prin efectuarea unei analize atente, pierderi care pot fi reduse, dar este necesar ca reducerea costurilor să nu se realizeze  în  detrimentul calității produselor și serviciilor oferite de firma dumneavoastră, pe piață.

 

Costurile cheie într-o afacere

Într-o afacere trebuiesc avute în vedere o serie de costuri cheie, precum:

ü  Furnizorii – este necesar să evaluarea existenței celui mai bun preț de la furnizori. S-ar putea obține prețuri mai bune prin consolidarea bazei de furnizori. S-ar putea  cumpăra pe principiul  “chiar la timp” pentru a eficientiza capitalul de  exploatare  folosit.

ü  Facilitățile financiare – este necesară revizuirea facilităților financiare - sunt disponibile în cei mai competivi termeni? Ce anume se folosește: împrumuturi sau conturi curente descoperite?

ü  Spațiul firmei – este indicată analiza privind utilizarea la maxim a spațiului alocat firmei/afacerii! Există alte metode mai eficiente de utilizare a spațiului? S-ar putea subinchiria o parte din spațiile neutilizate?

ü  Producția – este necesară o evaluare privind reducerea din pierderi și respectiv reducerea costului materiei prime. Ar trebui verificat dacă se poate adapta procesul de producție astfel încât să existe un flux liniar, folosind ore de muncă mai puține și reducând costurile cu munca.

  1. A)FURNIZORII
  1. Procesul de selecție  al furnizorilor

Alegerea celui mai bun furnizor presupune mai mult decât scanarea unor liste de prețuri. Alegerea depinde de o serie de factori cum ar fi: valoare, calitate, fiabilitate și servicii. Depinde de prioritățile și strategia afacerii, cum se poate cântări importanța acestor factori.

O abordare strategică în alegerea furnizorilor  ar putea ajuta să  se înțeleagă, cum potențialii clienți cântăresc decizia de cumpărare.

Acest material arată o abordare pas cu pas care se poate folosi pentru luarea celor mai bune decizii. Poate ajuta în luarea deciziei de ce anume e nevoie de la un furnizor, si de asemenea va ajuta în alegerea acestuia.

  1. Gândire strategică în momentul alegerii furnizorilor

Cel mai eficient furnizor este acela care oferă produse și servicii care se potrivesc, sau depășesc nevoile unei afaceri. De aceea atunci când se caută un furnizor este bine să existe siguranța că este cel mai bun pentru nevoile afacerii și pentru ceea ce se dorește să se obțină cumpărând (produsele sau serviciile respective) decât să se plătească pentru ceea ce furnizorii vor să vândă.

Spre exemplu dacă se dorește  o diminuare a timpului de deservire a unui client, furnizorul care oferă cea mai rapidă livrare va  avea un avantaj în fața celor care pun accent doar pe preț.

a) Jocul numerelor

Este de asemenea bine să se  vadă de câți furnizori este nevoie în realitate. Cumpararea de la un grup bine stabilit de furnizori poate avea urmatoarele beneficii:

-         va fi mai ușor controlul furnizorilor;

-         afacerea va deveni mai importanta pentru ei;

-         se va putea negocia o ințelegere care va da un avantaj competitiv;

Spre exemplu, daca este nevoie  de urgentarea  lucrării de efectuat unui client important, este mai probabil ca furnizorii să se dea peste cap ca sa aduca marfa dacă se va cheltui spre exemplu 10.000 EURO pe lună decât dacă s-ar efectua o comanda de 2.500 EURO.

Oricum, este important să existe mai mulți furnizori de unde se poate alege. A cumpăra de la un singur furnizor poate fi periculos - ce se poate face dacă unicul furnizor te lasa baltă, sau daca dă faliment?  Exclusivitatea înseamna pentru unii furnizori servicii mai bune, dar pentru alții poate deveni o situație în care se complac și standardele lor scad.

b) Ce trebuie căutat la un furnizor?

Fiabiliate

A se reține că dacă furnizorii lasa baltă un client, și clientul respectiv va lăsa baltă alți clienți.

Calitate

Calitatea  furnizorilor unei afaceri trebuie sa fie constantă – clienții unui produs sau serviciu asociază calitatea scazută cu un anume produs sau serviciu, nu cu furnizorii acelui produs sau serviciu.

Valoarea în bani

Prețul cel mai scăzut  nu este întodeauna cea mai bună valoare în bani. Dacă se dorește fiabiliate și calitate de la furnizori un client va trebui să hotărască cu cât  de mult este dispus să plătească furnizorii  și să stabilească balanța dorită  între cost, fiabilitate, calitate și servicii.

 

Servicii  puternice și comunicare perfectă

O firmă are nevoie  ca furnizorii să livreze la timp, să fie onești și să o informeze / să o prevină dacă nu pot face acest lucru. Cei mai buni furnizorii vor discuta cu clientul - firmă destul de des pentru a afla care sunt nevoile acestuia și cum  să le deservescă mai bine.

Securitate financiară

Firma trebuie întotdeauna să fie sigură că furnizorul ei are un cash flow puternic care îi pemite să livreze ceea ce i se cere, atunci când  e nevoie. Un cec de credit va  asigura nișa furnizorului și nu va da faliment atunci cand o firmă are nevoie de el cel mai mult .

 

Abordarea unui parteneriat

Dintr-o relație strânsă vor beneficia ambele părți. O firmă-client dorește ca furnizorii să conștientizeze cât de importantă este  comanda acesteia pentru ei, astfel încât ei să facă orice efort pentru a  oferi cel mai bun serviciu posibil. Si firma-client  îi va răspunde arătându-le cât de importanți sunt ei la rându-le  pentru afacere.

c) Idenficarea potențialilor furnizori

Se pot găsi furnizori printr-o  varietate de opțiuni. Cea mai bună metodă este  întocmirea unei  liste cu furnizori, cât mai scurtă posibil,  printr-o combinație de surse pentru a  face o bază de plecare.

Recomandări

Se pot întreba prietenii sau cunoștințe din domeniul afacerilor. Este mai  probabil să se obțină o evaluare pertinentă puncte tari și puncte slabe de la cineva care  a beneficiat deja de serviciile acelor furnizori.

Pagini aurii

Pentru identificarea unui furnizor la nivel local se pot consulta și Pagini aurii sau cartea de telefoane.

 

Patronate

Dacă nevoile firmei sunt specifice unui industrii sau unui domeniu aparte aceasta se va putea adresa unui patronat care sa poată face legutura cu furnizorii de care firma are nevoie.

Consultanți în afaceri

Organizații care sprijină mediul de afaceri precum Camera de Comert si Industrie județeană  pot oferi informații sau chiar să indice  potențiali furnizori.

 

Târguri și expoziții

Târgurile și expozițiile reprezintă o opurtunitate de a discuta cu potențiali furnizori adunați toți în același loc, în același timp.

 

Presa de specialitate

Unele reviste pot avea anunțuri cu potențialii furnizori.

d) Realizarea unei liste scurte cu potentiali furnizori

Odată ce există o idee clară asupra a ceea se dorește a se cumpăra și s-au identificat potențialii furnizori se va  putea realiza o listă cu cei care pot satisface dorințele.

Atunci când  se iau în considerare firmele de pe lista scurtă trebuiesc formulate o serie de întrebări:

-     pot acești furnizori să livreze ceea ce se dorește la momentul când se dorește?

-         sunt viabili acești furnizori din punct de vedere financiar?

-         de când au afacerea?

-         există vreo cunoștință care a lucrat cu furnizorii și îi poate recomanda?

-         sunt pe listele  cu furnizori la patronate sau pe lista unor consultanți de afaceri?

Este bine să se analizeze și să se încerce reducerea listei  la patru sau cinci candidati. Este o pierdere de timp atât pentru firmă cât și pentru potențialul furnizor  să fie contactat atunci când există șanse minime să fie îndeplinite cerințele.

e) Alegerea unui furnizor

Odată ce există o listă scurtă, se pot contacta potențialii furnizori și se poate cere o oferta în scris. Este bine  ca cererea de ofertă sa fie detaliată în funcție de frecvența solicitărilor  și  respectiv de de nivel de afacere despre care este vorba. Este important să existe o listă de preț de la potentialii furnizori, o listă de pret valabilă cel putin trei luni.

Compararea potențialilor furnizori

Atunci când există listele de prețuri de la potențialii furnizori  acestea trebuiesc comparate în termenii  care conteaza pentru afacere. Ca de exemplu, calitatea produsului este foarte importantă, pe când locația furnizorului este mai putin importantă.

Prețul este important, dar nu trebuie sa fie  considerat unicul criteriu de selecție a unui furnizor. Prețurile nici pot reflecta o calitate scazută a produsului, care pe termen lung se va dovedi a nu fi cea mai buna optiune de cost efectiv. Firma trebuie să fie încrezătoare că furnizorul va lua o marjă a  prețului cotat pentru a fi viabil din punct de vedere comercial.

Se va verifica dacă furnizorul angajat va fi cel care face treaba. Mulți furnizori lucrează cu subcontractori, în acest caz ar trebui verificat și subcontractorul - în cazul în care se preferă  acest mod de lucru. Reputația firmei depinde de modul în care lucrează furnizorii pentru aceasta.

Negocierea termenelor și condițiilor

Odata ce s-a ales un furnizor cu care s-ar putea lucra, se poate trece la negocierea termenelor și a condițiilor și  respectiv la scrierea  contractului.

Cunoașterea nevoilor

Firma trebuie să fie sigură de ceea ce are nevoie și nu trebuie să fie tentată de oferte care nu se potrivesc nevoilor acesteia. Trebuie înțeleasă diferența  pe care o face pentru afacere un furnizor care va aduce  bunuri și servicii care sunt esentiale desfășurării activității, cum ar fi  materie primă, și respectiv un furnizor care va aduce papetarie de proastă calitate. Trebuie acordată mai multă importanță primului grup de furnizori decât la cel de-al doilea. Trebuie verificat creditul potențialilor furnizori.

Este intotdeanuna bine ca furnizorii sa fie verificați dacă au un flux de numerar îndeajuns de puternic  ca să  livreze ceea ce e nevoie atunci când o firmă are nevoie. O verificare a creditului va ajuta o firmă să fie sigură că furnizorul ei nu va da faliment atunci când va avea nevoie de el cel mai mult.

Prețul nu este totul!

Alți factori sunt la fel de importanți atunci când se alege un furnizor - fiabilitate și viteza de livrare, spre exemplu. Cine vinde ieftin și își tot lasă baltă clienții, aceștia vor cauta în final, în altă parte.

Nu este necesar a se cumpăra de la prea mulți furnizori!

Va fi mai ușor pentru o firmă să managerieze - și probabil mai eficient din punct de vedere  al constului - dacă se limitează numarul de surse de achiziții. Acesta este cazul furnizorilor cu valoare  scazută.

.....Nu trebuie să existe doar un singur furnizor

 Este întotdeauna bine să existe o sursă alternativă să  ajute în caz de dificultate. Acest lucru este foarte important mai ales în cazul furnizorilor strategici.

f) Administrarea furnizorilor

Găsirea unui furnizor fiabil și competitiv din punct de vedere al prețului este vital pentru succesul afacerii.

Termenii în care se negociază trebuie să se bazeze pe:

-         modul de platata - OP prin bancă;

-         costuri potențiale- administrație, taxe, transport, costuri generale și tranzacții;

-         riscuri posibile - întarziere la plată, sau  livrari întârziate sau nelivrate.

  1. Solicitarea de servicii de calitate furnizorilor

Pentru a asigura relație de muncă productivă, se alege acel  furnizor  care oferă servicii de calitate  conform nevoilor firmei.

Servicii de calitate

Există o serie de organisme de certificare atât naționale cât și internaționale care permit verificarea  furnizorilor. Cel mai cunoscut și respectat organism de certificare este Organizatia Internationala de Standardizare (ISO 9000). ISO 9000 este un set de standarde de management al calității care este utilizat și recunoscut în peste 100 de țări. Scopul este promovarea și facilitarea comerțului internațional printr-un set unic de standarde în toata lumea.

 Nevoile specifice

Se vor alege furnizori care să fie pliați pe nevoile  specifice ale firmei. Spre exemplu........

O metodă de a formaliza este să se realizeze un angajament legal între firmă și furnizor.

Cu acest angajament legal se poate cădea de acord asupra unor ținte și standarde specifice de performanță care să ajute la definirea și securizarea relației firmei cu furnizorul. In cele mai multe cazuri  vor fi specificate responsabilitaaile partilor. De asemenea va cuprinde probleme precum: management, compensări, garanții, dispute legale. Poate fi folositor  dacă apar probleme legale.

  1. Construirea unei bune relații cu furnizorii

Este benefic sa se investească timp în a crea o relație cu furnizorii cheie. Dacă se pot econimisi bani sau se poate îmbunătăți calitatea bunurilor sau a serviciilor care se achizitionează, afacerea are de câștigat.

 Recomandări pentru   discuțiile cu furnizorii:

-         sunt de preferat întâlnirile față în  față, pentru a se vedea cum funcționează. Trebuie înțeles mecanismul prin care furnizorii ajută firma și cum afacerea poate beneficia;

-         sunt necesare întâlniri cu  oamenii care se vor ocupa de afacere, iar firma trebuie să se asigure că sunt ușor de contactat;

-         se vor elabora întrebări privind planurile de viitor, planuri de dezvoltare. Cum vor afecta  serviciile care se oferă?

-         trebuie venit în sprijinul furnizorului firmei, dându-se comenzile la timp, este necesară claritate  în legătură cu termenele de livrare și  de plată;

-         daca se poate, trebuie informat beneficiarul de diferite oportunități de care poate beneficia, doarece la rândul lui va face același lucru pentru firmă;

-         trebuie făcut de așa natură încât afacerea să devină importantă pentru furnizor iar furnizorul

va lucra asiduu pentru firmă. Unii furnizori vor veni cu diferite oferte foarte bune dacă li se va acorda exclusivitate. Trebuie ținut  cont că acest lucru poate cauza probleme, dacă se întâmplă ca firma respectivă sa dea faliment.

Nu trebuiesc ignorate alte oportunități. Se va ține o  listă de oportunități deschisă, se monitorizează și alte oferte din partea altor furnizori .

Trebuie considerat un contract sau o înțelegere absolut necesară... Acest lucru va proteja împotriva nerespectării termenelor de către furnizori .

Cum se pot ajuta furnizorii cheie?

Este in beneficiul firmei să existe o relație foarte bună cu furnizorul principal al acesteia. Trebuie acordată  o atenție specială furnizorilor, deoarece performanța acestora este crucială pentru afacere.

Există diferite moduri în care se pot ajuta furnizorii:

-         coordonarea activităților firmei cu calendarul lor de productie;

-         discutarea modalitaților de a reduce costurile și timpul  de livrare;

-         se iau în considerare și produse și servicii adiționale pe care furnizorul să le poată oferi;

-         se țin la zi cu schimbările strategice și noile produse - acest lucru îi va ajuta și pe ei să se adapteze la aceste schimburi;

-         se va analiza cât de bine se preconizează a se planifica nevoile. Se împărtășesc rezultatele acestei analize furnizorilor firmei, iar acest lucru le va permite să-și dezvolte planuri de vânzări bine puse la punct;

-         se va folosi un sistem de comandă care să permită controlarea și monitorizarea bunurilor sau serviciilor -  acest lucru facilitează controalele interne și previne neînțelegerile la nivelul furnizorilor;

-         efectuarea de plăți la timp.

Sunt mai multe căi în care tehnologia - mai ales internetul -  poate ajuta la dezvoltarea si mentinerea unei bune relații cu furnizorii.

N.B. Materialul a fost cules și redactat folosind o bibliografie multiplă și exemple de pe parcursul activității de consultanță antreprenorială.

Mihaela Constantinescu – asistent manager, Ianuarie 2013

Ești aici: Home Proiecte Proiecte Proiect ID 63168 ADMINISTRAREA COSTURILOR PENTRU O AFACERE

CCINT este o organizaţie neguvernamentală, cu caracter autonom, care susţine interesele comunităţii de afaceri şi, în special, pe cele ale membrilor săi, în dialogul cu instituţiile statului şi organismele internaţionale. Camera acţionează pentru crearea unui mediu de afaceri stabil, coerent şi propice dezvoltării sectorului privat, unei economii de piaţă reale, durabile şi deschise spre exterior.

Newsletter CCINT

mod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_countermod_vvisit_counter
mod_vvisit_counterAstazi147
mod_vvisit_counterIeri856
mod_vvisit_counterAceasta Saptamana2510
mod_vvisit_counterSaptamana Trecuta5172
mod_vvisit_counterAceasta Luna16108
mod_vvisit_counterLuna Trecuta21633
mod_vvisit_counterTotal Vizitatori986897

Online Acum: 9
IP-ul Dumneavoastra: 54.156.32.80
,
Astazi: August 23, 2017